Kebijakan Privasi

Data yang Kami Kumpulkan

Kami mengumpulkan data yang diperlukan untuk menyediakan fungsi HRIS, menjalankan administrasi kepegawaian, menjaga keamanan layanan, dan memenuhi kewajiban yang berlaku. Bergantung pada fitur yang digunakan dan hak akses yang diberikan organisasi, data tersebut dapat mencakup:

• Data akun dan identitas, seperti nama, alamat email, nomor telepon, ID pengguna, ID karyawan, jabatan, unit kerja, informasi profil, serta data kepegawaian yang diberikan oleh pengguna atau organisasi.
• Data kehadiran dan lokasi, seperti waktu clock in/clock out, jadwal, status kehadiran, koordinat lokasi presisi, tingkat akurasi lokasi, dan informasi lokasi yang diperlukan untuk memvalidasi kehadiran.
• Foto dan data verifikasi wajah, apabila fitur ini diaktifkan oleh kebijakan organisasi, seperti foto master wajah, foto saat absensi, hasil deteksi atau pencocokan wajah, skor verifikasi, hasil liveness, dan data audit terkait. Data ini dipakai untuk mencegah pemalsuan dan memverifikasi kehadiran; bukan untuk periklanan atau pengenalan wajah di luar fungsi HRIS.
• Data pengajuan dan lampiran, seperti data cuti, izin, lembur, reimbursement, perjalanan dinas, alasan/catatan, bukti transaksi, foto kuitansi, serta file atau dokumen pendukung yang pengguna unggah.
• Data payroll dan keuangan terkait pekerjaan, seperti informasi slip gaji, komponen penghasilan/potongan, serta data reimbursement yang relevan bagi fungsi HRIS.
• Data Ibadah Harian, apabila pengguna secara aktif mengikuti atau mengisi fitur tersebut, seperti pilihan program, aktivitas, catatan, status partisipasi, dan ringkasan/hasil pengisian. Data ini diperlakukan sebagai data sensitif dalam konteks penggunaannya.
• Data perangkat dan notifikasi, seperti token notifikasi, ID perangkat atau identifier lain yang diperlukan untuk mengirim notifikasi, platform, versi aplikasi, serta log teknis yang diperlukan untuk keamanan dan penanganan gangguan.
• Data penggunaan dan komunikasi dalam aplikasi, seperti tindakan yang dilakukan pada pengajuan, status persetujuan, riwayat notifikasi, serta data lain yang diperlukan untuk menyediakan fitur yang diminta pengguna.

Kami tidak meminta izin kamera, lokasi, atau notifikasi untuk tujuan yang tidak terkait dengan fungsi Aplikasi. Penolakan izin dapat menyebabkan fitur terkait, misalnya absensi berbasis lokasi atau verifikasi wajah, tidak dapat digunakan.

Cara Kami Menggunakan Data

Kami menggunakan data pribadi untuk:

• menyediakan autentikasi, akun pengguna, dan fungsi HRIS;
• memproses kehadiran, cuti, izin, lembur, reimbursement, payroll, dan alur persetujuan;
• memvalidasi lokasi dan, bila diberlakukan organisasi, memverifikasi wajah untuk mencegah penyalahgunaan absensi;
• menampilkan informasi yang relevan kepada pengguna dan pihak organisasi yang memiliki wewenang;
• mengirim pemberitahuan terkait layanan;
• menjaga keamanan, mendeteksi penyalahgunaan, menyelesaikan gangguan, dan melakukan audit; serta
• mematuhi kewajiban hukum, akuntansi, perpajakan, ketenagakerjaan, atau kewajiban sah lainnya.

Izin Perangkat

Beberapa fitur Aplikasi membutuhkan izin perangkat berikut:

Izin diminta melalui mekanisme izin sistem operasi. Pengguna dapat mengubah izin melalui pengaturan perangkat; konsekuensinya, fitur yang membutuhkan izin tersebut mungkin tidak tersedia.

Pengungkapan Data dan Penyedia Layanan

Kami dapat memberikan akses atau mengungkapkan data secara terbatas kepada:

• personel ASAR atau organisasi pengguna yang berwenang sesuai peran, tugas, dan kebutuhan kerja;
• penyedia layanan yang memproses data atas instruksi kami untuk menjalankan layanan, misalnya penyedia infrastruktur, penyimpanan, notifikasi, dan pemetaan;
• penyedia SDK yang digunakan Aplikasi, termasuk layanan notifikasi Firebase dan layanan peta Google Maps, sesuai konfigurasi dan ketentuan layanan mereka; dan
• pihak yang berwenang apabila diwajibkan oleh hukum, proses hukum, atau untuk melindungi keamanan pengguna, organisasi, dan layanan.

Kami tidak menjual data pribadi pengguna atau menggunakannya untuk iklan berbasis perilaku. Akses internal dibatasi berdasarkan kewenangan dan kebutuhan kerja. Apabila penyedia layanan memproses data di luar Indonesia, kami hanya memberikannya sejauh diperlukan untuk menyediakan layanan dan sesuai ketentuan yang berlaku.

Penyimpanan dan Keamanan Data

Kami menerapkan langkah keamanan yang wajar dan proporsional, termasuk autentikasi, kontrol akses berbasis peran, pembatasan akses ke data dan file sensitif, serta penggunaan koneksi aman saat data dikirimkan antara Aplikasi dan layanan kami.

Data disimpan selama masih diperlukan untuk tujuan pada Kebijakan ini, selama hubungan kerja atau akun masih relevan, dan/atau selama diwajibkan untuk kewajiban hukum, perpajakan, akuntansi, ketenagakerjaan, pencegahan fraud, atau audit. Setelah tidak lagi diperlukan, data akan dihapus atau dianonimkan sesuai prosedur retensi yang berlaku.

Data absensi, payroll, reimbursement, dan dokumen pendukung dapat tetap disimpan apabila diperlukan sebagai catatan sah organisasi atau untuk memenuhi kewajiban hukum. Penyimpanan tersebut tidak berarti bahwa kami menolak permintaan penghapusan akun; kami akan menjelaskan data yang perlu dipertahankan beserta alasannya saat menanggapi permintaan yang sah.

Tidak ada metode transmisi atau penyimpanan elektronik yang sepenuhnya bebas risiko. Karena itu, pengguna wajib menjaga kerahasiaan kredensial akun dan segera melaporkan dugaan akses tidak sah.

Hak dan Pilihan Pengguna

Sesuai ketentuan yang berlaku, pengguna dapat meminta akses, koreksi, pembaruan, pembatasan pemrosesan, atau penghapusan data pribadi. Untuk data kepegawaian yang dikelola organisasi pengguna, permintaan dapat memerlukan koordinasi dengan administrator HR atau pihak organisasi yang berwenang agar integritas catatan kerja dan kewajiban organisasi tetap terjaga.

Pengguna dapat mengubah sebagian informasi profil melalui Aplikasi apabila fitur tersebut tersedia, mengatur izin perangkat dari pengaturan perangkat, atau menghubungi kami melalui kanal pada bagian Kontak.

Penghapusan Akun dan Data

Kami menyediakan jalur mandiri (self-service) untuk mengajukan penghapusan akun MyAsar / HRIS Asar dan data pribadi terkait, melalui halaman berikut:

Setelah permintaan dikirim, kami memverifikasinya terhadap data kepegawaian yang kami miliki. Jika Anda tidak dapat mengakses email terdaftar atau memiliki pertanyaan lain seputar proses ini, hubungi kami melalui kanal pada bagian Kontak.

Kami menargetkan penyelesaian permintaan yang telah terverifikasi dalam waktu 30 hari kalender sejak verifikasi, dan akan mengirimkan konfirmasi melalui email setelah proses selesai. Waktu tersebut dapat lebih lama apabila diperlukan untuk memenuhi kewajiban hukum, menyelesaikan perselisihan, mencegah fraud, atau bila kami membutuhkan informasi tambahan untuk memverifikasi identitas pemohon.

Penghapusan akun tidak serta-merta menghapus data yang secara sah wajib dipertahankan, misalnya catatan payroll, perpajakan, akuntansi, kehadiran, atau audit. Dalam hal demikian, data yang dipertahankan akan dibatasi untuk tujuan retensi tersebut dan tidak digunakan untuk tujuan lain yang tidak relevan.

Data Anak

Aplikasi ditujukan untuk kebutuhan HRIS dan tidak dirancang bagi anak-anak. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi anak melalui Aplikasi untuk tujuan penggunaan mandiri.

Perubahan Kebijakan Ini

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini apabila terdapat perubahan pada fitur, praktik pemrosesan data, atau ketentuan yang berlaku. Versi terbaru akan dipublikasikan pada halaman ini bersama tanggal berlaku. Untuk perubahan yang material, kami dapat memberikan pemberitahuan tambahan melalui Aplikasi atau kanal yang sesuai.

Kontak

Untuk permintaan penghapusan akun, gunakan formulir mandiri pada bagian Penghapusan Akun dan Data. Untuk pertanyaan, keluhan, atau permintaan lain terkait privasi, gunakan formulir kontak resmi ASAR.